Spesen- und Vergütungsreglement

Arbeitsentwurf

Dies ist eine Arbeitsfassung vom 27. Mai 2026. Sie steht unter rechtlichem Vorbehalt bis zur Annahme durch die Gründungsversammlung.

1. Grundsatz

Die Tätigkeit im Vorstand erfolgt grundsätzlich ehrenamtlich. Der Verein ersetzt effektive, notwendige und belegte Spesen, die im Interesse des Vereinszwecks entstanden sind.

2. Spesen

Erstattungsfähig sind insbesondere:

• notwendige Reisekosten;
• Unterkunftskosten bei vereinsbezogenen Veranstaltungen;
• Verpflegungskosten im angemessenen Rahmen;
• Gebühren für Domains, Hosting, Software, Archivierung oder technische Infrastruktur;
• Kosten für Notariat, Handelsregister, Bank, Buchhaltung oder rechtliche Abklärung;
• Kommunikations- und Veranstaltungskosten;
• weitere vom Vorstand bewilligte zweckbezogene Auslagen.

Spesen sind zeitnah mit Belegen einzureichen.

3. Nicht erstattungsfähige Kosten

Nicht erstattungsfähig sind insbesondere:

• private Ausgaben;
• Luxus- oder Repräsentationskosten ohne klaren Vereinszweck;
• Kosten ohne Beleg, sofern kein nachvollziehbarer Ausnahmefall vorliegt;
• Aufwendungen, die primär einer einzelnen Person oder Institution dienen;
• Auslagen, die gegen Statuten, Zweck oder Gemeinnützigkeit verstossen.

4. Entschädigungen für besondere Leistungen

Besondere Leistungen können entschädigt werden, wenn:

1. sie über die übliche ehrenamtliche Vorstandstätigkeit hinausgehen;
2. sie für den Vereinszweck erforderlich oder besonders nützlich sind;
3. sie marktüblich und verhältnismässig vergütet werden;
4. sie vorab budgetiert oder vom Vorstand bewilligt sind;
5. sie schriftlich dokumentiert werden.

Beispiele besonderer Leistungen können sein:

• technische Implementierung;
• umfangreiche Datenmodellierung;
• rechtliche oder steuerliche Projektkoordination;
• Drittmittelanträge;
• grössere Dokumentations- oder Schulungsarbeiten;
• Projektmanagement für geförderte Vorhaben.

5. Ausstand

Personen, deren eigene Entschädigung oder deren nahestehende Personen betroffen sind, nehmen an Beratung und Beschlussfassung nicht teil.

6. Dokumentation

Alle Spesen und Entschädigungen werden in der Buchhaltung nachvollziehbar erfasst. Der Vorstand kann der Mitgliederversammlung eine aggregierte Übersicht vorlegen.